Boletín
nº 40 - Julio 2006 - 1ª quincena
“Siglos
de papel, no se cambian en un rato”
Roberto Boya, ingeniero de sistema de Adobe Systems Iberia
El aumento de la digitalización de los procesos de gestión de los documentos es sorprendente y la confianza en que todo será digital es común, pero todos tenemos la sensación que el papel no cede terreno. En pocos años el concepto de “la oficina sin papeles” pasó de ser una utopía a convertirse en un futuro inmediato y paulatinamente a reconvertirse en una promesa lejana de dudoso cumplimiento. La tozudez de la realidad ha reconfigurado el panorama de la oficina y aunque nadie duda de la avasalladora presencia del documento digital, todos tenemos la sensación de que cada vez consumimos más papel. Mientras, algunos estudios se ocupan de confirmarlo y otros de explicarlo.
En el reciente salón InfoSecurity, Roberto Boya, ingeniero de sistemas de Adobe en España, abordó el tema “La convivencia del documento papel y el documento electrónico en la era digital” y nos pareció un título de lo más tentador. Sobre todo, viniendo de una empresa como Adobe, cuya misión y devoción es alentar el salto sin retorno del analógico al digital.
La primera pregunta a Roberto Boya, venía teledirigida y obligada...
—El papel sigue estando ahí y hasta creciendo en su presencia. ¿Nos olvidamos definitivamente de la oficina sin papel? ¿La oficina sin papel está muerta o sólo hibernando?
—Yo creo que sólo está hibernada. Es curioso que la existencia de ordenadores en todas partes haya provocado la mayor presencia de papeles también en todas partes; pero es indiscutible que el futuro es digital. Fundamentalmente, por sus grandes ventajas y el acceso que posibilita a la información… Es inimaginable un libro de papel con colores específicos para quien tienen problemas en distinguir los colores o DVD o cintas específicas para cada sector con algún problema de accesibilidad. Todo esto es impensable en el mundo del papel, pero no es un problema para el documento electrónico, que puede resolverlo. Estamos viendo que esto es importantísimo para las administraciones públicas…
—Si es tan sencillo, ¿dónde está el freno?
—Pues que, de momento y al margen de los inconvenientes culturales, tenemos normativas que están pensadas para el mundo papel. El formado de un documento que aparece en el BOE está pensado para el papel, aun no se concibe como un documento que se va a gestionar de forma electrónica.
Entonces estamos en un momento de convivencia de ambos formatos. Los responsables de los procesos lo quieren todo en electrónico porque es más fácil para ellos procesarlo, almacenarlos, hacer búsquedas, que sea accesible… Sin embargo, las normativas imponen el papel y el usuario, finalmente, lo prefiere.
—¿Podríamos asegurar que la generación del documento es básicamente electrónica?
—Absolutamente, la generación del documento en papel es prácticamente residual. Lo que, sin embargo, no ocurre con la lectura; casi nadie lee un documento largo en pantalla ni mucho menos un libro en PDF.
Aquí inciden diversos factores; es evidente que es mucho más incómodo para el ojo humano leer un documento en pantalla que en papel y también que el papel permite la lectura del documento aunque no estemos conectados a un equipo y, prácticamente. en cualquier espacio. Ya que no es usual que las personas dispongan de dispositivos para lectura de forma itinerante.
Pero también hay otro factor… Mientras no dispongamos de una automatización completa de los flujos de trabajo, la gente encuentra más sencillo disponer de una pila de papeles en la bandeja de entrada que a medida que los va resolviendo pasa a la de salida. Mientras ese flujo no esté completamente automatizado, el papel seguirá siendo el soporte sobre el que se plasme gran parte de ese proceso.
—Para llegar a ese flujo deseable, ¿quién esperamos que tire del carro de la automatización de los procesos?
—Es sorprendente el empeño que está poniendo la Administración para imponer estos automatismos; el ejemplo que todos conocemos es el de la Agencia Tributaria. Su programa PADRE se ha convertido en algo paradigmático; ellos han establecido un procedimiento electrónico y los contribuyentes lo siguen. Otro ejemplo similar importante es el de la Seguridad Social… Las administraciones públicas tienen la capacidad de establecer un procedimiento y hacer que las gentes lo adopten; por lo mismo, se están convirtiendo en el motor de la automatización de estos procesos.
—Y en la oficina, ¿Cuál es la barrera?
—Aquí hay un problema de usuario, es importante que el usuario se sienta cómodo con la tecnología a utilizar y esto, a veces, no se tiene en cuenta. Si vamos a automatizar un proceso, si queremos hacer digital un proceso que antes estaba basado en papel, es crítico que el documento electrónico con el cual la persona va a comenzar a trabajar se parezca tanto como sea posible al que tenía en papel.
Porque si le ponemos en la pantalla campos diferentes, los nombramos de forma distinta y los datos a introducir son extraños la gente no querrá ir por ese camino. En cambio, si ese formulario electrónico no le representa un gran cambio con respecto del documento que rellenaba en papel, el habitual rechazo inicial al cambio será mucho menor y la curva de aprendizaje mucho más fácil y reducida.
—En estos momentos de convivencia, ¿existen campos propios del documento papel y del digital? ¿Cómo se da esa convivencia?
—Hay tecnologías que están permitiendo esa convivencia. Un ejemplo es PDF, que permite representar un documento en la pantalla, rellenar sus campos como si lo estuviéramos haciendo con una máquina de escribir pero sobre un formato digital y luego remitirlo también electrónicamente. El receptor recibirá un formato electrónico; que puede imprimir y retornarlo a papel o introducirlo en el proceso que sea.
Pero aún así hay gentes que ni siquiera quiere hacer esto y que utilizan el ordenador como si fuera una máquina de escribir, que prefieren imprimir el documento y llevarlo en mano. Aunque, también contamos con tecnologías como los códigos de puntos, el PDF 417 y algún otro que permiten escanear un campo de ese documento en papel y recuperar toda su información en formato de datos para ser introducida de forma automatizada en un flujo digital. Son algunas de las formas de esta convivencia.
—Hagamos futurología: Esta convivencia ¿tiene fecha de divorcio?
—Proyectos de “apagón analógico” no conozco y creo que no puede haberlos, ya que hay un pozo cultural del papel que arranca desde el papiro. Son muchos siglos para pretender cambiar esto en un rato.
Lo que hay son proyectos para ir cambiando a digital lo que hasta ahora sólo se podía hacer sobre papel. Insisto en la importancia de las normativas y legislaciones que sólo piensan en el papel; por ejemplo, el concepto de original y copia en los documentos oficiales solo tiene sentido sobre papel. En el documento digital, aunque haya firma digital, no hay manera de distinguirlos; será tan original uno como el otro.
Estos temas habrá que irlos resolviendo; pero está claro que las administraciones de todos los países están en el proceso de ir aumentando la automatización de sus procesos de gestión y de relación con los ciudadanos.
—En esta coexistencia, ¿cómo juega Adobe?
—Adobe está aportando tecnologías clave en todo este proceso de convivencia. Un ejemplo es el del PDF que presenta ventajas enormes frente a otros formatos que se pudieran plantear, ya que tenemos el lector Reader que se ha convertido en un cliente universal y por tanto permite su lectura a todo el mundo.
Además de ofrecer una serie importante de formas de acceso y funcionalidades, PDF tiene la ventaja que permite ver al documento con la misma apariencia del documento papel. Por otra parte, cuando alguien piensa en adoptar un formato lo quiere es que sea perdurable en el tiempo y PDF es un formato abierto que permite a cualquiera hacer un lector o una aplicación de generación de PDF. No en vano, muchos de los estándares que se están creando por organismos internacionales, se están haciendo partiendo de PDF.
Por ejemplo PDF/A (ISO 19005-1) es un subconjunto de PDF estandarizado por ISO para la conservación de documentos electrónicos a largo plazo; con lo cual esa perdurabilidad está garantizada.
Roberto Boya, ingeniero de sistema de Adobe Systems Iberia
El aumento de la digitalización de los procesos de gestión de los documentos es sorprendente y la confianza en que todo será digital es común, pero todos tenemos la sensación que el papel no cede terreno. En pocos años el concepto de “la oficina sin papeles” pasó de ser una utopía a convertirse en un futuro inmediato y paulatinamente a reconvertirse en una promesa lejana de dudoso cumplimiento. La tozudez de la realidad ha reconfigurado el panorama de la oficina y aunque nadie duda de la avasalladora presencia del documento digital, todos tenemos la sensación de que cada vez consumimos más papel. Mientras, algunos estudios se ocupan de confirmarlo y otros de explicarlo.
En el reciente salón InfoSecurity, Roberto Boya, ingeniero de sistemas de Adobe en España, abordó el tema “La convivencia del documento papel y el documento electrónico en la era digital” y nos pareció un título de lo más tentador. Sobre todo, viniendo de una empresa como Adobe, cuya misión y devoción es alentar el salto sin retorno del analógico al digital.
La primera pregunta a Roberto Boya, venía teledirigida y obligada...
—El papel sigue estando ahí y hasta creciendo en su presencia. ¿Nos olvidamos definitivamente de la oficina sin papel? ¿La oficina sin papel está muerta o sólo hibernando?
—Yo creo que sólo está hibernada. Es curioso que la existencia de ordenadores en todas partes haya provocado la mayor presencia de papeles también en todas partes; pero es indiscutible que el futuro es digital. Fundamentalmente, por sus grandes ventajas y el acceso que posibilita a la información… Es inimaginable un libro de papel con colores específicos para quien tienen problemas en distinguir los colores o DVD o cintas específicas para cada sector con algún problema de accesibilidad. Todo esto es impensable en el mundo del papel, pero no es un problema para el documento electrónico, que puede resolverlo. Estamos viendo que esto es importantísimo para las administraciones públicas…
—Si es tan sencillo, ¿dónde está el freno?
—Pues que, de momento y al margen de los inconvenientes culturales, tenemos normativas que están pensadas para el mundo papel. El formado de un documento que aparece en el BOE está pensado para el papel, aun no se concibe como un documento que se va a gestionar de forma electrónica.
Entonces estamos en un momento de convivencia de ambos formatos. Los responsables de los procesos lo quieren todo en electrónico porque es más fácil para ellos procesarlo, almacenarlos, hacer búsquedas, que sea accesible… Sin embargo, las normativas imponen el papel y el usuario, finalmente, lo prefiere.
—¿Podríamos asegurar que la generación del documento es básicamente electrónica?
—Absolutamente, la generación del documento en papel es prácticamente residual. Lo que, sin embargo, no ocurre con la lectura; casi nadie lee un documento largo en pantalla ni mucho menos un libro en PDF.
Aquí inciden diversos factores; es evidente que es mucho más incómodo para el ojo humano leer un documento en pantalla que en papel y también que el papel permite la lectura del documento aunque no estemos conectados a un equipo y, prácticamente. en cualquier espacio. Ya que no es usual que las personas dispongan de dispositivos para lectura de forma itinerante.
Pero también hay otro factor… Mientras no dispongamos de una automatización completa de los flujos de trabajo, la gente encuentra más sencillo disponer de una pila de papeles en la bandeja de entrada que a medida que los va resolviendo pasa a la de salida. Mientras ese flujo no esté completamente automatizado, el papel seguirá siendo el soporte sobre el que se plasme gran parte de ese proceso.
—Para llegar a ese flujo deseable, ¿quién esperamos que tire del carro de la automatización de los procesos?
—Es sorprendente el empeño que está poniendo la Administración para imponer estos automatismos; el ejemplo que todos conocemos es el de la Agencia Tributaria. Su programa PADRE se ha convertido en algo paradigmático; ellos han establecido un procedimiento electrónico y los contribuyentes lo siguen. Otro ejemplo similar importante es el de la Seguridad Social… Las administraciones públicas tienen la capacidad de establecer un procedimiento y hacer que las gentes lo adopten; por lo mismo, se están convirtiendo en el motor de la automatización de estos procesos.
—Y en la oficina, ¿Cuál es la barrera?
—Aquí hay un problema de usuario, es importante que el usuario se sienta cómodo con la tecnología a utilizar y esto, a veces, no se tiene en cuenta. Si vamos a automatizar un proceso, si queremos hacer digital un proceso que antes estaba basado en papel, es crítico que el documento electrónico con el cual la persona va a comenzar a trabajar se parezca tanto como sea posible al que tenía en papel.
Porque si le ponemos en la pantalla campos diferentes, los nombramos de forma distinta y los datos a introducir son extraños la gente no querrá ir por ese camino. En cambio, si ese formulario electrónico no le representa un gran cambio con respecto del documento que rellenaba en papel, el habitual rechazo inicial al cambio será mucho menor y la curva de aprendizaje mucho más fácil y reducida.
—En estos momentos de convivencia, ¿existen campos propios del documento papel y del digital? ¿Cómo se da esa convivencia?
—Hay tecnologías que están permitiendo esa convivencia. Un ejemplo es PDF, que permite representar un documento en la pantalla, rellenar sus campos como si lo estuviéramos haciendo con una máquina de escribir pero sobre un formato digital y luego remitirlo también electrónicamente. El receptor recibirá un formato electrónico; que puede imprimir y retornarlo a papel o introducirlo en el proceso que sea.
Pero aún así hay gentes que ni siquiera quiere hacer esto y que utilizan el ordenador como si fuera una máquina de escribir, que prefieren imprimir el documento y llevarlo en mano. Aunque, también contamos con tecnologías como los códigos de puntos, el PDF 417 y algún otro que permiten escanear un campo de ese documento en papel y recuperar toda su información en formato de datos para ser introducida de forma automatizada en un flujo digital. Son algunas de las formas de esta convivencia.
—Hagamos futurología: Esta convivencia ¿tiene fecha de divorcio?
—Proyectos de “apagón analógico” no conozco y creo que no puede haberlos, ya que hay un pozo cultural del papel que arranca desde el papiro. Son muchos siglos para pretender cambiar esto en un rato.
Lo que hay son proyectos para ir cambiando a digital lo que hasta ahora sólo se podía hacer sobre papel. Insisto en la importancia de las normativas y legislaciones que sólo piensan en el papel; por ejemplo, el concepto de original y copia en los documentos oficiales solo tiene sentido sobre papel. En el documento digital, aunque haya firma digital, no hay manera de distinguirlos; será tan original uno como el otro.
Estos temas habrá que irlos resolviendo; pero está claro que las administraciones de todos los países están en el proceso de ir aumentando la automatización de sus procesos de gestión y de relación con los ciudadanos.
—En esta coexistencia, ¿cómo juega Adobe?
—Adobe está aportando tecnologías clave en todo este proceso de convivencia. Un ejemplo es el del PDF que presenta ventajas enormes frente a otros formatos que se pudieran plantear, ya que tenemos el lector Reader que se ha convertido en un cliente universal y por tanto permite su lectura a todo el mundo.
Además de ofrecer una serie importante de formas de acceso y funcionalidades, PDF tiene la ventaja que permite ver al documento con la misma apariencia del documento papel. Por otra parte, cuando alguien piensa en adoptar un formato lo quiere es que sea perdurable en el tiempo y PDF es un formato abierto que permite a cualquiera hacer un lector o una aplicación de generación de PDF. No en vano, muchos de los estándares que se están creando por organismos internacionales, se están haciendo partiendo de PDF.
Por ejemplo PDF/A (ISO 19005-1) es un subconjunto de PDF estandarizado por ISO para la conservación de documentos electrónicos a largo plazo; con lo cual esa perdurabilidad está garantizada.