Cuando en las empresas se habla acerca de las necesidades de impresión, son muchos los que piensan simplemente en imprimir un documento para la reunión de esa misma tarde. La mayoría de las pymes no prestan demasiada atención a sus impresoras y equipos multifunción hasta que es hora de renovarlas. De hecho, según un estudio realizado por IDC, el 40% de los procesos de negocio se apoyan en documentos impresos, por lo que los equipos de impresión son una parte esencial de la rutina diaria para casi todas las oficinas.

Además, también es un hecho que las empresas cada vez invierten más en los denominados sistemas multifunción, ya que éstos implican importantes ahorros de costes y ayudan a gestionar los documentos de una forma más óptima. Pero también es cierto que no se aprovechan al máximo todas las ventajas que éstos equipos ofrecen. En la mayoría de los casos se desconocen muchas de las funcionalidades que incluyen, más allá de imprimir, escanear o enviar faxes. Por eso Xerox, líder mundial en sistemas de impresión y producción digital, que proporciona la solución completa que necesitan los clientes para conseguir el éxito empresarial, ha elaborado cinco consejos usar las impresoras multifunción de forma inteligente y óptima:

1. Utilizar el dispositivo correcto para reducir los costes globales - A la hora de elegir un equipo multifunción hay que tener en cuenta que supondrá alrededor del 15% de los gastos totales de la empresa, por lo que optar por un dispositivo de buena calidad ayudará a no incurrir en mayores costes en el futuro.

2. Beneficiarse de las aplicaciones - Hoy en día, la mayoría de los sistemas multifunción hacen mucho más que imprimir y escanear. Con el dispositivo adecuado y el proveedor correcto, una empresa puede mejorar su productividad, reducir costes y hacer crecer su negocio, reestructurando sus flujos de trabajo. Por ejemplo, la plataforma ConnectKey® que integran las impresoras multifunción de Xerox incluye una amplia variedad de aplicaciones para aumentar la productividad de los clientes, simplificando y agilizando sus tareas diarias, así como a sacar el máximo provecho de las inversiones en hardware mediante la ampliación de sus capacidades. Además, a diferencia de un software tradicional, ConnectKey no requiere de un servidor, ordenador o recursos tecnológicos específicos. Se pueden descargar directamente las aplicaciones a un equipo multifunción habilitado con ConnectKey® a través de un USB o de los Servicios de Internet de Xerox.

3. Aumentar el crecimiento y la productividad - La escalabilidad que ofrecen los dispositivos multifunción habilitados con ConnectKey es la mejor opción para las empresas, ya que permiten utilizar herramientas sencillas para implementar los procesos de flujo de trabajo y otras tareas como escanear documentos en remoto con dispositivos inteligentes, escanear documentos y enviarlos al correo electrónico, imprimir documentos desde dispositivos móviles sin necesidad de contar con una conexión a Internet.

4. Aprovechar los servicios de impresión gestionados - Si contratamos un proveedor de servicios de impresión gestionados adecuado podemos obtener diversos beneficios: por una parte, un ahorro significativo en costes, ya que, por ejemplo, se reduciría considerablemente la cantidad de documentos que se imprimen, ya que las empresas serían conscientes de cuánto gastan en imprimir y podrían optimizar sus gastos de una forma más eficiente. Por otra parte está el ahorro en tiempo para los responsables de TI, que suelen invertir demasiado tiempo en solucionar problemas derivados de la impresión (entre el 40% y el 60% de las llamadas a servicios técnicos están relacionadas con problemas de impresión). Finalmente, contarían con una estrategia de seguridad desarrollada a medida en función de sus necesidades.

5. Asociarse con proveedores que entiendan las necesidades de cada negocio - Para sacar el máximo rendimiento de la inversión en impresión, es necesario trabajar con un proveedor que entienda las necesidades del negocio, que identifique posibles oportunidades y que esté preparado para crecer con cada negocio, independientemente de los cambios realizados en la escala o el enfoque del mismo.