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IRIS revoluciona el proceso de clasificación de documentos en papel y electrónicos

14-11-2017

IRIS, líder mundial del mercado de dispositivos de escaneo portátiles y software OCR desde hace 30 años, se complace de anunciar la comercialización, en octubre, de su nueva familia de software: IRISmart. La línea IRISmart consta de dos nuevas soluciones: el IRISmart File y el IRISmart Invoice. Este nuevo software inteligente de nomenclatura y clasificación semiautomática de documentos permitirá a los trabajadores autónomos y a las pequeñas empresas aumentar su productividad gracias a una clasificación de documentos más eficiente.

IRIS presenta su nueva familia de software: IRISmart ™, integrada por IRISmart ™ File e IRISmart ™ Invoice. Estas dos nuevas soluciones responden sencillamente a la necesidad de clasificar el correo entrante y dar seguimiento a las facturas de compra. Ambas soluciones están dirigidas principalmente a los trabajadores independientes y a las pequeñas empresas que podrán así ahorrar un tiempo valioso en sus tareas administrativas, tales como el archivado de documentos o correo electrónico, el seguimiento de los gastos, la transmisión de facturas de compra al contable o al fiduciario y la búsqueda de documentos en formato PDF comprimido e indexado en el Cloud o localmente.

Es un software inteligente para la nomenclatura y clasificación semi-automática de documentos electrónicos y de papel. De hecho, gracias a este software, los usuarios pueden ahora nombrar y archivar eficientemente diferentes lotes de documentos que incluso pueden procesarse en paralelo, en segundo plano. Estos lotes de documentos pueden ser nombrados manual o automáticamente, por lo que el usuario puede elegir renombrar sus archivos él mismo, u optar por una estructura de nomenclatura automática predefinida.

IRIS revoluciona el proceso de clasificación de documentos en papel y electrónicos

Esta denominación lógica y única que se da a cada fichero permite una perfecta organización: los documentos se clasifican meticulosamente, sobre una base clara, y se exportan automáticamente en una carpeta específica predefinida, creada automáticamente. Este software de clasificación transforma las pilas de documentos en información estructurada y comprimida, fácilmente accesible y recuperable, mediante, por ejemplo, una simple búsqueda por palabras clave.

 es una herramienta de clasificación semiautomática para las facturas entrantes que ofrece la posibilidad a las PYMEs y a los autónomos de archivar sus documentos en dos tipos de estructura arborescente. Gracias a sus dos módulos, el módulo Factura Proveedor y el módulo Factura Fecha, los usuarios pueden ahora clasificar automáticamente sus facturas por proveedor o por fecha. Además, pueden controlar, categorizar, comentar, pre-imputar (un plan estandarizado de cuentas está disponible y editable en el software) y realizar un seguimiento de los gastos mediante la creación automática de datos clave en un único archivo de Excel.

Centralizado en un solo archivo alimentado a través del procesamiento, este documento puede ser compartido muy fácilmente con el gerente financiero para la aprobación de sus pagos y con el contador o fiduciario para una codificación, clasificación y archivo totalmente optimizados de cada factura en formato PDF comprimido, indexado y archivado. Todo esto generando una visión de resumen de los gastos por cuenta, categoría, fecha y proveedor, de acuerdo a sus necesidades y siempre con un enlace a cada factura digitalizada.

La familia de software IRISmart ™ es la opción ideal para un archivado inteligente y permite a las empresas aumentar la productividad y la rentabilidad a largo plazo. Las pilas de documentos desorganizados y archivos que tienden a ser aleatorios o incoherentes se convierten en una organización impecable. Ahora, las empresas pueden crear arborescencias de carpetas específicas, dedicadas a cada proveedor o proyecto. Estas carpetas predefinidas contendrán varios lotes de documentos comprimidos y renombrados, y la información se podrá recuperar en cualquier lugar y momento.


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