El gerente de RCC Casals Consultants, Jaume Casals, analizó en Graphispag algunas de las claves para calcular correctamente los costes de producción gráfica. La frontera entre el éxito y el fracaso empresarial puede ser tan fina que, en ocasiones, es difícil distinguirla. En muchas ocasiones, la clave está en el funcionamiento interno de las propias compañías, en hasta qué punto se tiene todo analizado, incluso en el establecimiento del precio del producto.

El precio es un elemento competitivo de primer orden y, por ello, es necesario tener una metodología para identificar dónde se producen los costes, cómo tratarlos para reducirlos, y qué estrategias tanto de mejora de productividad como comerciales podemos establecer para multiplicar los beneficios. Ésta fue la base de la presentación ‘Cálculo correcto de los costes horarios de producción', ofrecida por el gerente de RCC Casals Consultants, Jaume Casals, en la reciente edición de Graphispag.

"Si hacemos un análisis de nuestra empresa, en el que se establezca el porcentaje de beneficio que genera cada proceso productivo, veríamos cuál es nuestro rango de beneficio global. Si es positivo, podemos seguir trabajando, pero teniendo en cuenta la competencia del mercado: si ellos reducen precios debo actuar, pero si simplemente bajo el precio por los mismos servicios, mi beneficio bajará", expone Casals, quien considera que el análisis de cada elemento productivo es el mejor inicio para aplicar innovaciones que mejoren la productividad.

Para hacer la disección de cada proceso, Casals propone una fórmula. "Hay que analizar cada operación, que está compuesta por un tiempo dedicado a cada fase productiva y un coste/hora durante el que se utiliza un recurso. A esto, hay que añadir el coste de los materiales utilizados, los trabajos externos necesarios y el propio coste de producción. Teniendo todo esto en cuenta pondremos un precio de venta que dependerá del beneficio que esperamos obtener". El consultor explica cómo este precio de venta suele ponerse en función del valor adjudicado a productos similares en el mercado. Sin embargo, Casals propone "desarrollar nuestro propio mercado y vender al precio que nuestros clientes están dispuestos a pagar".

Uno de los elementos cruciales a la hora de establecer un precio es saber cuánto tardamos en producirlo. Idealmente, necesitaríamos tener datos e información en tiempo real de cada proceso para conocer la cifra con exactitud, pero este supuesto queda suspendido hasta la universalización de la Industria 4.0.

Hasta entonces, Casals considera que la experiencia puede ser la mejor fuente de información. "Si preguntamos a nuestro maquinista cuánto tiempo tardará en hacer algo tendremos una información bastante exacta. A partir de aquí, calcularemos el coste/hora del proceso".

Casals considera que la relación entre esta información y el beneficio que esperamos obtener de cada proceso puede ser útil a la hora de innovar en la forma de trabajar. "Una vez tenemos los datos, podremos evaluar escenarios de trabajo alternativos para calcular nuevos costes horarios. Podemos plantearnos qué pasaría si ponemos una máquina a trabajar durante un solo turno y dedicamos el personal que nos sobre en otra máquina a tres turnos, por si ese escenario sube la producción", ejemplifica. "Así es cómo se localizan los cuellos de botella, se identifican los trabajos más rentables y se optimiza la productividad para reducir costes".

Antes incluso de entrar en las variables que pueden mejorar la producción es necesario entender cómo se deben calcular los tiempos de trabajo, ya que será de donde salga el mayor porcentaje de lo que facturaremos a los clientes. Si hablamos de máquinas, identificaremos como tiempos facturables aquéllos que tengan que ver con la preparación y la producción. Pero tan importantes como éstos son los tiempos no facturables, que son aquéllos en los que la maquinaria está parada por mantenimiento, avería o incluso por falta de trabajo y que juegan en contra de nuestra competitividad.

Del mismo modo, hay que tratar el coste de personal, contando con el coste/hora, pero también previendo posibles horas extras. "No incluirlas en nuestra previsión de coste nos hace menos competitivos porque encarece el coste por hora. Podemos obtener referencias sobre las horas extras que genera cada proceso mirando el histórico", recuerda Casals. De nuevo, la información será crucial para mejorar procesos y ser más productivo. "Incluso fases como la preparación de las máquinas son vitales, ya que a veces invertimos mucho tiempo, y ese simple hecho puede incrementar demasiado el valor de un producto y hacerlo inviable".

Asignación de costes

Además del coste/hora de cada proceso, hay otro tipo de inversiones que deben impactar sobre el precio final de un producto. Jaume Casals recuerda que se pueden identificar todos los costes, pero no todos se pueden calcular en horas. "El papel no puede asignarse dentro del coste horario, pero yo ya tengo calculado el gasto que voy a hacer de este recurso, por lo que debo asignarlo correctamente". Casals diferencia entre los costes directos –trabajos que se facturan–, costes al servicio de grupos de recursos –como los de impresión, preimpresión o personal no asignado a una máquina–, centros de coste común y costes indirectos –ventas, administración, calidad,… –.

Sin embargo, no todos estos costes deben impactar en todos nuestros productos. "Si tengo un cliente directo, quizás no debería incluirle un recargo que provenga de ventas, ya que la actividad de este departamento no afecta a nuestra relación", explica. "Al final solo cobramos lo que facturamos a los clientes, pero generamos costes indirectos como la energía consumida, los servicios de vigilancia o incluso el mantenimiento de la zona ajardinada, que hay que distribuir en las facturas, pero de una forma coherente".

Depreciaciones y amortizaciones de las inversiones

Otro de los elementos que puede desvirtualizar el precio de nuestros productos es el cálculo de la amortización de nuestras inversiones. Casals recomienda "ser realista sobre las depreciaciones", calculando en horas o años de utilización y, sobre todo, mirando el precio real de la inversión en cada momento. "Lo que no tiene sentido es que siga amortizando a 100.000 euros un equipo que hoy en el mercado vale 40.000. Tengo que asumir que la maquinaria ha perdido valor y actualizar la amortización".

Del mismo modo, en el momento de la venta se genera un ingreso que debe entrar en el cálculo de la amortización de la maquinaria. "Hay que considerar el valor del equipo al inicio y al final de su vida con nosotros", recuerda Casals. Un elemento imprescindible en el cálculo de precios que puede jugar a favor de la productividad de la compañía.