Macarena Perlado, Xerox Iberia Workplace Solutions Manager, explica en esta entrevista los avances que se están produciendo en el sector de los equipos multifunción.

¿Qué peso tienen hoy criterios como conectividad, seguridad o sostenibilidad en la decisión de compra de equipos multifunción?

Hoy, criterios como la conectividad, la seguridad y la sostenibilidad han dejado de ser prestaciones diferenciales para convertirse en factores decisivos en la toma de decisiones en torno a los equipos multifunción. En este contexto, la evolución de propuestas como las de Xerox refleja claramente este cambio en las prioridades del mercado.

La conectividad se ha convertido en un elemento clave en entornos de trabajo híbridos, donde las organizaciones demandan soluciones capaces de integrarse de forma ágil con plataformas cloud, aplicaciones empresariales y flujos de trabajo digitales, permitiendo gestionar la información desde cualquier ubicación y dispositivo.

En materia de seguridad, su relevancia sigue creciendo impulsada por el aumento de ciberamenazas y la necesidad de proteger datos sensibles. Las empresas priorizan soluciones que integren capacidades avanzadas como cifrado, autenticación de usuarios, control granular de accesos y actualizaciones continuas de firmware, garantizando la integridad de la información y el cumplimiento normativo.

Por su parte, la sostenibilidad se ha consolidado como un pilar estratégico, con organizaciones que valoran equipos energéticamente eficientes, el uso de materiales reciclados y programas de economía circular, alineando sus inversiones tecnológicas con sus objetivos ESG en materia medioambiental, social y de gobernanza.

En conjunto, estos tres pilares no solo condicionan la decisión de compra, sino que reflejan una transformación más profunda: la evolución hacia entornos de trabajo digitales, seguros y sostenibles, donde la tecnología actúa como un habilitador clave del valor empresarial.

¿Qué innovaciones recientes considera más relevantes en el desarrollo de equipos multifunción?

Las innovaciones más recientes en el ámbito de los MFP se centran en la digitalización inteligente, la automatización y la seguridad integrada. En este contexto, Xerox impulsa esta evolución mediante soluciones que integran de forma nativa entornos cloud y aplicaciones empresariales, junto con capacidades avanzadas de automatización basadas en IA y OCR, orientadas a optimizar la productividad y habilitar la creación de workflows personalizados directamente desde el dispositivo.

En materia de seguridad, las soluciones de Xerox adoptan un enfoque Zero Trust, incorporando funcionalidades como cifrado de datos, arranque seguro, validación de firmware y autenticación multifactor, alineadas con estándares internacionales como NIST y Common Criteria, garantizando entornos resilientes y el cumplimiento normativo.

La sostenibilidad se posiciona como un pilar estratégico, con innovaciones orientadas a la eficiencia energética, el uso de materiales reciclados, la reducción de emisiones y la optimización del ciclo de vida de los equipos. Todo ello acompañado de herramientas de analítica que permiten a las organizaciones medir, gestionar y reducir su huella ambiental, impulsando modelos de economía circular.

¿Cómo está evolucionando la integración de los MFP con entornos cloud y plataformas colaborativas?

La integración de los MFP con entornos cloud y plataformas colaborativas está evolucionando de forma acelerada, convirtiéndose en un elemento clave dentro de la estrategia de digitalización del puesto de trabajo. Hoy, los MFP ya no son dispositivos aislados, sino plataformas conectadas que actúan como puente entre el entorno físico y los ecosistemas digitales de las organizaciones.

En este contexto, Xerox está impulsando esta evolución mediante soluciones que permiten una integración nativa con plataformas cloud y aplicaciones colaborativas, facilitando el acceso, la captura y la distribución de la información de forma segura y desde cualquier ubicación. Esto habilita nuevos modelos de trabajo híbrido, donde los usuarios pueden escanear, compartir y gestionar documentos directamente desde el dispositivo hacia entornos como repositorios cloud, sistemas empresariales o herramientas de colaboración.

Además, esta integración se complementa con capacidades avanzadas de automatización e inteligencia artificial, que permiten optimizar workflows, mejorar la trazabilidad de la información y reducir la intervención manual, generando mayor eficiencia operativa. En definitiva, los MFP de Xerox evolucionan hacia plataformas digitales plenamente integradas que no solo conectan sistemas, sino que contribuyen activamente a la productividad, la seguridad y la agilidad del negocio en entornos cada vez más colaborativos.

¿De qué forma está impactando la inteligencia artificial en el desarrollo y funcionalidad de los MFP?

La inteligencia artificial está impulsando una gran evolución en los MFP Xerox, transformándolos en plataformas inteligentes de automatización documental. La IA también mejora la experiencia de usuario, con interfaces más intuitivas, tareas automatizadas y personalización de workflows en función del trabajo del usuario.

En el ámbito operativo la IA nos permite clasificar documentos, extraer datos y activar flujos de trabajo hacia la nube o sistemas empresariales de forma automática. Además, habilita y anticipa incidencias mediante analítica predictiva, optimizando la productividad y eficiencia operativa. En resumen, la IA convierte los multifuncionales Xerox en puntos inteligentes de captura, procesamiento y distribución de información, plenamente integrados en los procesos digitales de la empresa.

¿Qué avances se están produciendo en mantenimiento predictivo, automatización documental o analítica de uso?

En los últimos dos años, Xerox ha impulsado avances clave que han transformado sus MFP en plataformas proactivas, inteligentes y orientadas a la gestión de datos. En mantenimiento predictivo, el uso de analítica con algoritmos inteligentes y monitorización remota nos permite anticiparnos a necesidades de mantenimiento y consumo de suministros para reducir los tiempos de inactividad y conseguir una mayor optimización del ciclo de vida de los equipos.

Los multifuncionales de Xerox están incorporando avances relevantes en automatización documental, orientados a simplificar procesos, reducir tareas manuales y mejorar la eficiencia en la gestión de la información. Destaco las capacidades de OCR inteligente, clasificación automática y workflows integrados con cloud a través de nuestra tecnología.

En analítica de uso, disponemos de herramientas avanzadas que ofrecen visibilidad sobre patrones de impresión, costes y eficiencia, facilitando la toma de decisiones y la optimización continua del entorno. El resultado es una propuesta integral en la que los MFP de Xerox evolucionan hacia plataformas inteligentes que integran automatización, analítica y servicios para maximizar la eficiencia y el valor del entorno documental.

¿Considera que la IA transformará el rol de los equipos multifunción en la oficina? ¿Cómo?

Sí, la inteligencia artificial va a transformar de forma significativa el rol de los equipos multifunción, evolucionándolos de simples periféricos de impresión a plataformas inteligentes de captura, análisis y automatización de la información.

En este contexto, Xerox está liderando esta transición, integrando capacidades de IA que permiten: Automatización avanzada de flujos documentales, reduciendo tareas manuales y acelerando procesos críticos de negocio. Captura inteligente de datos, con clasificación automática y extracción de información relevante en tiempo real. Analítica de uso y mantenimiento predictivo, optimizando la disponibilidad de los equipos y reduciendo costes operativos. Impulso de la seguridad, mediante detección proactiva de amenazas y políticas de acceso más inteligentes.

De manera estratégica, los MFP dejan de ser un simple dispositivo y pasan a ser un nodo activo dentro del ecosistema digital de la empresa, totalmente integrado con entornos cloud y plataformas colaborativas. En definitiva, la IA no solo mejora la eficiencia operativa, sino que convierte a los equipos multifunción de Xerox en un habilitador clave de la transformación digital, aportando valor directo al negocio.

¿Qué soluciones están implementando en materia de ciberseguridad, control de acceso y protección de datos?

Xerox implementa un enfoque holístico de seguridad multicapa que combina ciberseguridad, control de acceso y protección avanzada de datos. En ciberseguridad, los equipos Xerox incorporan herramientas para garantizar la autenticidad e integridad del software, la tecnología de listas blancas de Trellix y monitorización continua, garantizando la integridad del dispositivo y detectando accesos no autorizados.

En el ámbito de control de acceso, integramos mecanismos de autenticación multifactor, incluyendo tarjetas, PIN y conexión con directorios corporativos (LDAP/SSO), lo que permite definir políticas de acceso granulares por usuario y rol. En materia de protección de datos, la tecnología de Xerox incorpora cifrado de extremo a extremo, sobreescritura segura del disco duro y protocolos de comunicación avanzados, alineados con estándares internacionales como NIST y Common Criteria.

En resumen, Xerox ofrece a sus clientes un enfoque integral de seguridad que protege tanto los dispositivos como los datos y documentos en todo momento. En la práctica, esto significa que los equipos están diseñados para prevenir accesos no autorizados, proteger los datos sensibles y garantizar la continuidad del negocio, sin añadir complejidad operativa

¿Qué avances se están logrando en eficiencia energética y reducción del impacto ambiental?

Xerox está impulsando avances significativos en eficiencia energética y reducción del impacto ambiental a lo largo de todo el ciclo de vida del MFP. Los equipos incorporan tecnologías de bajo consumo energético, con certificaciones como ENERGY STAR® y EPEAT®, modos de ahorro avanzados y optimización del rendimiento para reducir el consumo sin afectar la productividad.

En términos de diseño, se ha incrementado el uso de plásticos reciclados y una arquitectura optimizada para reducir materiales, peso y emisiones asociadas al transporte. Con las mejoras en procesos de fabricación más eficientes conseguimos dispositivos diseñados para mayor durabilidad y facilidad de reacondicionamiento, extendiendo su ciclo de vida útil.

Además, soluciones como Xerox® PrintReleaf permiten a los clientes compensar el consumo de papel, apoyando reforestación certificada. A esto se añade la analítica de uso y monitorización de consumo, que ayuda a las organizaciones a reducir volúmenes de impresión, optimizar recursos y medir su huella ambiental, alineándose con sus objetivos ESG que implican el compromiso de las empresas con la sostenibilidad, el impacto social y la gobernanza responsable con las expectativas regulatorias y del mercado. En conjunto, estas innovaciones permiten a las organizaciones reducir consumo energético, optimizar recursos y avanzar en sus objetivos mediambientales con métricas medibles y control operativo.

¿Cómo están respondiendo a las crecientes exigencias regulatorias, especialmente en Europa?

Xerox está respondiendo a las crecientes exigencias regulatorias, especialmente en Europa, mediante un enfoque integral basado en cumplimiento, sostenibilidad y gobernanza. En primer lugar, la compañía ha reforzado sus marcos de cumplimiento normativo para alinearse con regulaciones europeas clave, como GDPR en materia de protección de datos y las crecientes normativas de reporte de sostenibilidad (como CSRD). Esto implica inversiones continuas en sistemas de seguridad de la información, auditorías internas y formación a empleados.

En segundo lugar, Xerox está integrando la sostenibilidad en su estrategia de negocio, adaptándose a regulaciones europeas más estrictas en economía circular, reducción de emisiones y gestión de residuos. Esto se traduce en el diseño de productos más eficientes, programas de reciclaje y reacondicionamiento, y compromisos claros de reducción de huella de carbono.

Adicionalmente, Xerox refuerza sus prácticas de gobernanza y transparencia mediante una mayor trazabilidad de sus operaciones y cadena de suministro, garantizando el cumplimiento de estándares internacionales y europeos en ética empresarial. Mantenemos un enfoque proactivo a las exigencias regulatorias, anticipándonos a nuevos requerimientos mediante monitorización continua del entorno normativo y colaboración con organismos e iniciativas del sector. Ahora es el momento de apostar por soluciones y partners que impulsen una gestión responsable, segura y alineada con los nuevos requisitos regulatorios.

¿Qué importancia tiene la economía circular en el diseño de nuevos equipos?

La economía circular se ha convertido en un pilar estratégico en el diseño de los nuevos equipos, no solo por su impacto medioambiental, sino por su capacidad para generar eficiencia operativa y valor a largo plazo. En este contexto, Xerox integra principios de circularidad desde la fase de diseño, priorizando la durabilidad, la modularidad y la reutilización de componentes, lo que permite extender el ciclo de vida de los equipos y reducir significativamente residuos y consumo de recursos.

De forma estratégica, la economía circular deja de ser una iniciativa aislada para convertirse en un elemento clave de diferenciación y competitividad, posicionando a Xerox como un socio que impulsa modelos más sostenibles. En definitiva, diseñar bajo criterios de circularidad no solo es una responsabilidad ambiental, sino una decisión de negocio inteligente.

¿Qué papel juegan hoy los MFP dentro de los ecosistemas de gestión documental?

Los MFP de Xerox juegan hoy un papel central dentro de los ecosistemas de gestión documental. Actúan como puntos de conexión inteligentes que integran la digitalización, automatización de flujos de trabajo y acceso a plataformas en la nube, facilitando la gestión segura y eficiente de la información dentro de las organizaciones.

Los MFP de Xerox desempeñan hoy un nexo clave dentro de los ecosistemas de gestión documental, evolucionando hacia verdaderas plataformas inteligentes de captura y procesamiento de información. A través de nuestra tecnología estos dispositivos actúan como puntos de conexión avanzados que van más allá de la impresión tradicional.

Su integración con plataformas cloud (como Microsoft 365, Google Drive o Dropbox) permite un acceso ágil y seguro a la información, favoreciendo modelos de trabajo híbridos y colaborativos. Todo ello bajo enfoque robusto de seguridad multicapa, que protege tanto el dispositivo como los datos. Dentro del ecosistema actual de gestión documental, los MFP Xerox actúan como habilitadores clave de la digitalización, facilitando la captura, automatización y distribución de la información, y contribuyendo directamente a la eficiencia y la optimización de procesos.

¿Hasta qué punto los equipos multifunción se están convirtiendo en plataformas de captura y procesamiento de información?

Los equipos multifunción se están convirtiendo claramente en plataformas clave de captura y procesamiento de información. Han evolucionado más allá de la impresión para integrar capacidades de digitalización inteligente, clasificación automática, extracción de datos y conexión directa con sistemas empresariales, actuando como un punto de entrada estratégico para la gestión digital de documentos.

Xerox está acelerando esta transformación, posicionando sus MFP como puntos inteligentes de entrada al flujo digital, capaces de capturar y dirigir la información de forma automatizada hacia los sistemas empresariales. En consecuencia, los MFP dejan de ser simples dispositivos para convertirse en activos estratégicos que conectan el mundo físico y digital, con un mayor control, trazabilidad y seguridad de la información para maximizar la eficiencia, reducir tareas manuales y aportar valor real a la gestión de la información

¿Cuáles son los principales desafíos a los que se enfrenta actualmente esta industria?

La industria se enfrenta actualmente a desafíos clave como la aceleración de la digitalización, la reducción del volumen de impresión, el creciente foco en ciberseguridad y cumplimiento normativo, así como la presión por avanzar en sostenibilidad y adoptar soluciones más inteligentes basadas en datos y automatización.

Ante este escenario la industria está adaptándose y evolucionando hacia un ecosistema de servicios y soluciones basadas en la gestión de la información para potenciar la automatización de procesos, integrar la tecnología cloud, incorporar analítica de datos y reforzar la ciberseguridad, transformando los dispositivos en plataformas digitales conectadas que aportan mayor valor al negocio. De cara al futuro, esta evolución consolida a Xerox como un socio estratégico, capaz de acompañar a las organizaciones en su transformación hacia modelos más digitales, seguros y sostenibles, alineados con las nuevas demandas del mercado.

¿Qué barreras existen para la adopción de nuevas tecnologías en este ámbito?

Existen varias barreras para la adopción de nuevas tecnologías en este ámbito. Entre las principales se encuentran la resistencia al cambio dentro de las organizaciones, la inversión inicial necesaria, la falta de conocimiento o capacitación digital, y los retos de integración con sistemas existentes, además de preocupaciones relacionadas con la seguridad y el cumplimiento normativo.

Xerox aborda de forma integral las barreras más comunes que enfrentan las organizaciones, eliminando la complejidad gracias a la combinación de tecnología, servicios y asesoramiento consultivo

¿Qué tendencias marcarán la evolución del sector?

En los próximos años, el sector estará impulsado por un conjunto de tendencias clave, entre las que destacan la aceleración de la digitalización y la automatización de procesos, el crecimiento de las plataformas cloud y la gestión documental inteligente, así como una mayor integración de la inteligencia artificial y la analítica de datos. A ello se suma el refuerzo continuo de la ciberseguridad y un creciente énfasis en la sostenibilidad y la economía circular.

Otra tendencia es la inclusión que se está consolidando como un aspecto clave en el diseño y desarrollo de los equipos multifunción, garantizando que la tecnología sea accesible para todos los usuarios, independientemente de sus capacidades. Fabricantes como Xerox están avanzando en esta línea, incorporando criterios de accesibilidad desde el diseño para asegurar entornos de trabajo más inclusivos y adaptados a las necesidades reales de las organizaciones

En este contexto, es clave que las organizaciones adopten un enfoque proactivo, apoyándose en partners como Xerox, que les permitan anticiparse para habilitar entornos más inteligentes, seguros y sostenibles, y de acelerar la transición hacia modelos operativos más eficientes y orientados al dato

¿Estamos ante la transición definitiva del MFP hacia una plataforma digital de gestión de información?

Efectivamente, estamos ante una evolución del papel del MFP hacia una plataforma digital avanzada para la gestión de la información. Esta transición responde a la necesidad de las empresas de gestionar la información de forma más eficiente, segura y automatizada en un entorno cada vez más digital. Esta transformación está impulsada por varios factores como: la aceleración de la digitalización, el auge del trabajo híbrido, la necesidad de optimizar procesos, reducir costes operativos y la incorporación de tecnologías como la inteligencia artificial y la analítica de datos.

Los equipos multifunción han dejado de ser dispositivos orientados exclusivamente a la impresión para convertirse en plataformas clave de captura, procesamiento y distribución de información. Actúan como puntos de entrada al flujo digital, capaces de digitalizar contenidos en origen, estructurarlos mediante tecnologías inteligentes y conectarlos directamente con sistemas empresariales, entornos cloud y plataformas colaborativas

En este sentido, el papel de partners tecnológicos es clave para acompañar esta transición de forma estructurada y escalable.En definitiva, más que una transición futura, estamos ante una realidad presente en plena aceleración, donde compañías como Xerox son claves para asesorar y marcar el camino hacia una nueva generación de plataformas digitales centradas en la gestión inteligente de la información.

¿Qué factores deberían priorizar las empresas para tomar decisiones estratégicas en este ámbito?

En este contexto, las organizaciones deben priorizar una serie de factores clave a la hora de tomar decisiones estratégicas, entre los que destacan la seguridad y el cumplimiento normativo, la capacidad de integración con los sistemas existentes, la escalabilidad de las soluciones y la experiencia de usuario.

Desde la perspectiva de Xerox, estos elementos se abordan a través de un enfoque integral que combina tecnología avanzada, conectividad y servicios, garantizando entornos seguros, flexibles y preparados para evolucionar con las necesidades del negocio. Asimismo, resulta fundamental evaluar el impacto en la eficiencia operativa, junto con criterios de sostenibilidad y el retorno de la inversión.

¿Cuál es su oferta para este mercado?

Xerox ofrece una propuesta integral para este mercado, combinando de forma estratégica hardware, software y servicios. Nuestra oferta incluye equipos multifunción avanzados, soluciones de gestión documental y automatización de workflows, plataformas cloud y servicios gestionados de impresión (MPS).

Todo ello se complementa con un sólido enfoque en productividad, seguridad, sostenibilidad y analítica para a optimizar la gestión de la información en las organizaciones. Xerox dispone de un portfolio amplio, sólido y competitivo en A4 y A3, que une lo mejor de Xerox y Lexmark para garantizar la fiabilidad y un alto rendimiento. Adicionalmente Xerox se posiciona como líder en servicios de impresión gestionados y contamos con un completo ecosistema de producción orientado a entornos de alto rendimiento. Finalmente, nuestra propuesta se refuerza con servicios de analítica y automatización basados en IA, orientados a maximizar la eficiencia operativa y la toma de decisiones.